Bedrijfsvoering gaat over personeel, organisatie, informatisering, automatisering, communicatie, planning en control, financiële zaken, juridische zaken, facilitaire zaken, inkoop en huisvesting.

Opgaven

• het mogelijk maken van een kwalitatief hoogwaardig politiek besluitvormingsproces;
• een gestructureerde planning en beheersing van de beleidsuitvoering en verantwoording daarover, gebaseerd op een actuele en betrouwbare administratie;
• de beschikbaarheid van voldoende gemotiveerd en gekwalificeerd personeel;
• het optimaliseren en vereenvoudigen van werkprocessen door ICT;
• een optimaal beheer van financiële posities en geldstromen en beperking van de daaraan verbonden risico's;
• huisvesting van de verschillende onderdelen van de organisatie.

Deze paragraaf gaat beschrijft de reguliere, operationele kaders voor de bedrijfsvoering plus organisatieontwikkeling en HRM-informatie.

Gemeentelijke huisvesting

2016 was het eerste volledige jaar dat het nieuwe gemeentehuis in gebruik is als flexkantoor. ICT ondersteuning voor plaats- en tijd onafhankelijk werken is verbeterd, maar nog niet afgerond.

In de regio is met name de samenwerking met de gemeente Heemstede ontwikkeld.

De ambtelijke samenwerking met Heemstede heeft zich in 2016 toegespitst op bedrijfsvoeringstaken, omdat op dit terrein al langer nauwe samenwerking is. Het vertrek begin 2016 van ons afdelingshoofd bedrijfsvoering was de aanleiding om te kijken of we door verdere vervlechting van een aantal bedrijfsvoeringsfuncties een betere (interne) dienstverlening, een hogere kwaliteit en vermindering van kwetsbaarheden kunnen bereiken. Voor personeelszaken, automatisering, informatisering, communicatie en financiën is dit in gang gezet.

Door de teams zijn kansen, mogelijkheden en voorwaarden geformuleerd.  Mede op basis van bijeenkomsten met college en managementteam is de vormgeving ervan verder uitgewerkt. Het algemene uitgangspunt is de samenwerking ‘zo licht als mogelijk en zo zwaar als nodig’ in te richten. Dat betekent dat we formele aspecten regelen in een ‘samenwerkingsovereenkomst uitwisselen van kennis, kunde en capaciteit gemeenten Heemstede en Bloemendaal’. Deze is op 19 december 2016 door beide Colleges vastgesteld. Op grond van deze samenwerkingsovereenkomst zijn medewerkers bevoegd binnen hun functie werkzaamheden te verrichten voor de andere gemeente; in de formele aanstelling van medewerkers verandert niets.  

ICT en GRIT

Het project GRIT infrastructuur kost meer tijd dan verwacht. Het is in gebruik sinds de zomer van 2015, maar de inrichting van de digitale werkplek, met de grote variëteit aan applicaties, is complexer dan vooraf bedacht was.

De eerste stappen voor onderlinge samenwerking en teamvorming zijn gezet. Dit is een proces dat meer tijd nodig heeft. Het samengaan met het team van Heemstede, de nieuwe werklocatie en het vormen van nieuwe functies hebben een grote impact gehad op het nieuwe team.

De doelstelling om de bereikbaarheid en communicatie van de servicedesk te verbeteren is gehaald. In de laatste maanden van 2016 zijn de nieuwe GRIT processen voor het optimaal ondersteunen van gebruikers bij incidenten of wijzigingen ingevoerd.

Facilitaire dienst

De bodedienst ontwikkelt zich tot een facilitaire dienst die past bij het moderne gemeentehuis. Het facilitaire plan, dat de basis is voor de facilitaire dienstverlening, is klaar om in te voeren.

2016 was een jaar waarin team communicatie zijn expertise verder kon ontwikkelen. De fusie met het team van Heemstede werd voorbereid.

Digitale dienstverlening en concerncommunicatie

Een nieuwe toptakenwebsite en digitale kennisbank voor KCC-medewerkers werd samen met dienstverlening, ook in Heemstede, voorbereid. Daarnaast is gestart met het professionaliseren van de Webcare. Samen met Heemstede is een webcarestrategie opgezet die in 2017 wordt afgerond. Inzet is om de uitvoering grotendeels bij dienstverlening onder te brengen.

Crossmediaal

Verordeningen worden digitaal gepubliceerd en links daarnaar worden aangekondigd via krant, website en e-mailnieuwsbrief. Bij het geven van voorlichting of het brengen van nieuws wordt steeds vaker gebruik gemaakt van Facebook en Twitter in plaats van de gemeentelijke website. Om een hoog bereik te halen, wordt op Facebook regelmatig gebruik gemaakt van gepromote berichten. Hierbij brengen we, indien gewenst, berichten per dorpskern extra onder de aandacht.

Bestuurscommunicatie

Op dit gebied was 2016 een rustig jaar. Communicatie over de opvang van statushouders op landgoed Dennenheuvel, het project Vitaal Vogelenzang en over enkele ruimtelijke projecten voerden de boventoon. Team communicatie voerde de coördinatie over de collegetours, waarbij het college vier van de vijf dorpskernen bezocht.

Woordvoering

Net als in 2015 stonden de wethouders en ook de burgemeester in 2016 de pers meestal rechtstreeks te woord, tot waardering van de journalisten. Het team ondersteunde met training en advies.

Beleidscommunicatie

Communicatie verzorgde in toenemende mate analyses, peilingen, evaluaties en leverde procesbegeleiders of voorzitters. Het ‘betere brieven’-traject dat in 2015 startte, kreeg in 2016 een vervolg met de training ‘klantgericht schrijven’. Ook de mondelinge vaardigheden van collega’s werden verbeterd met de training ‘heldere klantgesprekken’. Het team traint en adviseert medewerkers over participatie van inwoners.

Control

Uit evaluatie van de speerpunten en doelen blijkt dat in 2016 het collegeprogramma grotendeels is uitgevoerd. In maart 2016 heeft de gemeenteraad normen gesteld voor belangrijke kengetallen over de financiële positie van de gemeente. In 2016 is de begroting 2017 voor het eerst compact, toegankelijk en digitaal opgesteld volgens de eisen van het vernieuwde BBV 2017. De administratieve indeling paste we daarvoor ingrijpend aan. Het substantieel financieel nadeel dat de nieuwe BBV-regelgeving opleverde, vingen we op in de begroting 2017. De gemeenteraad stelde in december 2016 de aangepaste financiële verordening 2017 vast.

Rechtmatigheid

Net als in de jaren daarvoor is in 2016 een goedkeurende verklaring van de accountant ontvangen over het jaar 2015. Hiermee zijn de uitgaven ook rechtmatig, dat wil zeggen in overeenstemming met de begroting en met derelevante wet- en regelgeving. Omdat de levering van prestaties binnen het sociaal domein vaak lastig is vast te stellen leidde dat tot vertraging van de accountantscontrole.

Doelmatigheid

In 2016 is een 213a onderzoek gedaan naar het team GBKZ. De conclusie is dat de taken (op het huidige schaalniveau) effectief en doelmatig worden uitgevoerd maar op onderdelen verbeteringen mogelijk zijn. Door de rekenkamer zijn onderzoeken gedaan naar integriteit en sociaal domein, de aanbevelingen worden overgenomen door het college.

Doeltreffendheid

In het kader van doeltreffendheid is het collegeprogramma in concrete acties vertaald in meerjarenbegroting en afdelingsplannen. De uitvoering van het collegeprogramma is in november 2016 geëvalueerd. Uit de evaluatie blijkt dat 36 acties/speerpunten inmiddels zijn gerealiseerd. Twee acties zijn niet uitgevoerd en de andere negen acties zijn doorgeschoven naar 2017.

Ombuigingen

Na de besluitvorming over de begroting 2016 resteerde er nog een in te vullen taakstelling van € 273.037. In de meerjarenbegroting 2017-2020 is de taakstelling verder teruggebracht van € 312.000 naar ca. € 106.000.

In 2016 heeft RIJK de gemeente Bloemendaal uiteenlopende inkooptrajecten begeleid en/of over

geadviseerd. Denk aan rioolvervanging, schoonmaken parkeerplaatsen strand en verbeteren watersysteem Rottegat. Daarnaast is er veel energie gestoken in de aanbesteding van het doelgroepenvervoer. Ook het maatschappelijk verantwoord inkopen was in 2016 een aandachtspunt.

6 pijlers

De eerste helft van 2016 is veel aandacht gegaan naar zes trajecten, waarbij groepen ambtenaren onder leiding van de managers aan de slag gingen. In de tweede helft van 2016 is het werk grotendeels afgerond.

• Werkwijze Raad: de werkwijze van de gemeenteraad is waar nodig verbeterd en aangepast;
• kwaliteit Bestuurlijke Stukken: de kwaliteit van de besluitvorming, zowel van college- en raadsstukken van het voorbereidende proces is verbeterd;
• prioritering Bestuurlijke Zaken: er is meer aandacht gekomen voor een heldere prioritering van bestuurlijke zaken, dit is afgestemd met college en raad -; er is meer aandacht voor 'afmaken waar we aan begonnen zijn';
• participatie: we gaven ruimte aan nieuwe werkwijzen voor burger- en overheidsparticipatie om het samenspel met de samenleving te verbeteren;
• zaak Gericht Werken met Mozard: zaakgericht werken wordt van ons allemaal;
• kernwaarden: we gaven inhoud aan de kernwaarden van onze organisatie en dragen dit met elkaar.

3e laag

In het eerste kwartaal is een derde ‘sturende’ laag in de organisatie gecreëerd. Niet alleen aan de hand van functies (teamleider) maar zoveel mogelijk als rollen (coördinator). Dat geeft meer flexibiliteit om deze laag voortdurend op maat te kunnen inrichten. Met deze derde laag is de span of control voor de afdelingshoofden beter te hanteren. Ook willen we met deze sturing het integraal werken versterken.

Strategie en Control

De vervlechting van bedrijfsvoering met Heemstede heeft geleid tot het opheffen van het team Strategie en Control en deze formatie te verdelen over de afdelingen. Dit is in lijn met de gekozen clustering van taken en sluit beter aan bij de span of control van de gemeentesecretaris.  

Lef, trots, nieuwsgierig

Daarmee is een goed fundament gelegd voor de verdere uitbouw van de organisatie. Een organisatie met ambitie. De ambitie om zich zo goed mogelijk te verhouden tot veranderende samenleving waarin participatie een steeds belangrijkere plaats inneemt. Dit heeft zich vertaald in een visie waarbij in willekeurige volgorde accenten zijn gelegd op de begrippen lef, trots en nieuwsgierig. Lef om te komen tot vernieuwing, trots op wat wij als organisatie weten te realiseren en nieuwsgierig naar wat er ‘buiten’ allemaal gebeurt. Er loopt nu een traject om deze visie binnen de organisatie zoveel mogelijk handen en voeten te geven. De door medewerkers zelf ontworpen leergang ‘Open je Blik’ vormt een speerpunt hierbij. Met deze leergang worden medewerkers geholpen in hun werk vorm en inhoud te geven aan de veranderende rol van de gemeente in de samenleving.

Integriteit

In 2016 is het Projectplan Integriteitsbeleid door de gemeenteraad vastgesteld. Dit betreft het actieplan zoals bedoeld in de door de raad aangenomen  motie uit 2014 van D’66, CDA en Groen Links die werd ingediend bij bespreking van het door de rekenkamercommissie opgestelde rapport “Stelsel van Integriteitszorg gemeente Bloemendaal”.

Het doel van het projectplan was te voldoen aan de aanbevelingen zoals die in het rapport van de rekenkamercommissie waren opgenomen:

1. Stel integriteitsbeleid op, evalueer en verantwoord dit

• Stel in samenspraak met de raad een samenhangend integriteitsbeleid op. Verwerk daarin in ieder geval een visie en doelstellingen, en de wijze waarop het beleid zal worden uitgedragen;
• Evalueer dit beleid periodiek en pas het beleid hierop aan indien noodzakelijk;
• Zorg ervoor dat integriteit periodiek verantwoord wordt richting de raad. Maak vooraf afspraken met de raad over de wijze waarop dit gebeurt.

2. Draag het beleid uit

• Maak integriteit een structureel thema binnen de organisatie, onder andere door de integriteitsweek jaarlijks te blijven organiseren en medewerkers periodiek training te geven;
• Maak een functionaris binnen de organisatie verantwoordelijk voor het coördineren, uitdragen en bewaken van het integriteitsbeleid;
• Bespreek met de raad de mogelijkheid om integriteit in de vorm van trainingen of als onderdeel van het inwerkprogramma voor nieuwe raadsleden terug te laten komen.

Zowel ambtelijk als bestuurlijk is vervolgens gestart met het formuleren van het beleid , hetgeen bijdraagt aan de duurzame verankering en de effectiviteit van het integriteitsbeleid, en voorkomt dat het blijft bij opzichzelfstaande activiteiten.

Voor wat betreft de uitvoerende aspecten van het integriteitsbeleid is ook in 2016 van nieuwe medewerkers gevraagd dat zij een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) overleggen als voorwaarde voor indiensttreding. Daarnaast hebben alle nieuwe medewerkers de ambtseed afgelegd.

Ziekteverzuim

Het ziekteverzuim is gestegen. En daarmee ruim boven het gewenste streefniveau van 3%. De hoogte van het verzuim is te verklaren door het aantal langdurig zieken (meer dan 30 dagen verzuim), dit vormt 65% van het totale verzuim. Er is geen eenduidige oorzaak aan te wijzen. Ongeveer 80% van het langdurend verzuim is niet werkgerelateerd. Waar het werkgerelateerd verzuim betrof, zijn er uiteraard maatregelen getroffen. 2 medewerkers zijn blijvend arbeidsongeschikt en 1 medewerker is overleden. Het is goed te beseffen dat bij onze schaalgrootte 1 fulltimer die verzuimt, direct 0,5% verhoging van het verzuim betekent.

Het streefniveau van 3% wordt voor het komende jaren haalbaar geacht.

Hieronder zijn de HRM gegevens over 2016  opgenomen.